Een sneltraject professionele crisiscommunicatie in 5 dagen – communiceren vanaf dag 2
Er is nu weinig of geen tijd om ons nog uitgebreid op crisiscommunicatie voor te bereiden. Tegelijk is ze meer dan ooit noodzakelijk. Daarom ontwikkelde ik dit sneltraject. Op 5 dagen heb je het afgewerkt, maar op dag 2 ben je al met je communicatie aan de slag.
Steeds meer bedrijven, overheden en organisaties worden getroffen door de gevolgen van het coronavirus. Een groeiend aantal afwezige medewerkers en problemen bij leveranciers en transporteurs brengen de organisatie in een crisissituatie. Tijdens zo’n crisis brengen de normale bedrijfsprocessen onvoldoende resultaat om te kunnen blijven functioneren. Crisiscommunicatieprocessen zijn een strategisch middel om de gevolgen van een crisissituatie te beperken of te vermijden. In het beste geval ben je daar als organisatie op voorbereid.
Voordelen van het 5-dagentraject
- Het hele proces verloopt online. Social distancing!
- Geschikt voor bedrijven, overheden en organisaties
- Ook voor wie over geen of weinig crisismanagement beschikt
- Meteen aan de slag
- Professionele begeleiding
- Co-creatie met jullie experts
- Volledige documentatie
- Mogelijkheid tot blijvende begeleiding zolang de crisissituatie het vereist
Standaardprogramma van het 5-dagentraject
Aangepaste trajecten op maat zijn steeds mogelijk.
DAG 1: ANALYSE VAN DE INTERNE SITUATIE EN MEDIA-ANALYSE
Online meeting als startup van de samenwerking
- SWOT-analyse: Wat betekenen corona en COVID-19 concreet voor jouw organisatie en welke zijn mogelijke toekomstige bedreigingen?
- Stakeholderanalyse: In kaart brengen van alle interne en externe groepen die geïmpacteerd worden , die rechtstreeks contact hebben met de externe doelgrepen en die betrokken zijn bij de interne organisatie.
Lancering van twee interne enquêtes
- Interne stakeholders: Confrontatiematrix op basis van de SWOT-analyse voor het vaststellen van de prioriteiten
- Personeel algemeen: Meting van de interne perceptie en het huidige mentale en emotionele kader bij de medewerkers
Media-analyse
- Analyse van de berichten op onlinenieuwssites en sociale media over de organisatie, het merk, de sector.
- Rapportering op basis van de informatie die gegeven wordt, het handelen van doelgroepen en de duiding die door de media en externen wordt gegeven.
De media-analyse kan met een vaste frequentie herhaald worden.
DAG 2: EERSTE COMMUNICATIE EN REDACTIE
Verwerking van de enquêtes
- Rapport met prioriteiten vanuit de SWOT en de confrontatiematrix
Online meeting voor bepaling van de communicatieacties
- Communicatieacties als strategisch middel, geënt op deze prioriteiten
Redactie
- Eerste persbericht
- Eerste statements (boiler plate tekst en holding statement)
DAG 3: FAQ EN WOORDVOERING
FAQ-lijst
- FAQ-lijst (frequently asked questions) op basis van confrontatiematrix en enquête interne perceptie, ter ondersteuning van de interne en externe conversatie door en met medewerkers en via de eigen sociale mediakanalen
Woordvoerding
- Online meeting voor het bepalen van de woordvoering (wie zullen intern en extern uit naam van de organisatie communiceren?)
- Redactionele voorbereiding van statements
- Korte online mediatraining voor de woordvoerders
DAG 4: ORGANISATIE EN CONTENTSTRATEGIE
Online meeting: organisatie van de crisiscommunicatie
- Samenstelling van het crisisteam en bepalen overlegmethode (structuur, format, planning)
- Interne informatieflow en methode voor regelmatige informatie-updates
- Bewaken van de consistentie van boodschappen en conversatiemanagement
- Verdere begeleiding vanuit theCONVERSATION voor de organisatie van interne overlegmomenten, opmaak agenda, moderatie van de meeting, rapportering en opvolging van de acties.
- Methode voor het analyseren van feedback van personeelsleden en externe stakeholders
- Evaluatie van de eigen communicatiecapaciteit op het vlak van beschikbaarheden, continuïteit, competenties en nood aan externe expertise en verdere begeleiding.
Online meeting met communicatieverantwoordelijke: Contentstrategie en -planning
- Inventariseren van boodschappen per doelgroep en per communicatiekanaal
- Actualisering van de FAQ-lijst
DAG 5: REDACTIE & EINDRAPPORTERING
Redactie
- Boodschappen per doelgroep en communicatiekanaal
Rapportering
- Eindrapport met de beschrijving van alle resultaten en methodes
Klik op de dagtitels voor het concrete programma.
Waarom met theCONVERSATION samenwerken?
“Ik heb meer dan 30 jaar ervaring met professionele strategische communicatie. Sinds 15 jaar leg ik mij intensief toe op crisiscommunicatie en dat in verschillende rollen.”
- Verantwoordelijke crisiscommunicatie bij gemeente Zwijndrecht (12 sevesobedrijven)
- Lid van TeamD5, het crisiscommunicatie-invlliegteam van het crisiscentrum van de FOD Binnenlandse Zaken.
- Organisatie van rampenoefeningen met de provincie Antwerpen en federale nucleaire oefeningen.
- Trainer in crisiscommunicatie voor Kortom vzw, PIVO en Campus Vesta
Meer info
Crisiscommunicatie bij theCONVERSATION
Meer over Marc van Daele
10 tips voor crisiscommunicatie wanneer je business continuity in het gedrang komt Een sneltraject crisiscommunicatie in 5 dagen, is dat iets voor jou?
Bel of WhatsApp me op +32 475 92 48 03 – Skype marc-vandaele
Of laat je gegevens achter in dit contactformuler, dan neem ik zo snel mogelijk contact op.